Un solo account e tanti vantaggi

Tempo fa abitavo in una casa con tante camere, tutte chiuse a chiave: il salotto, lo studio e la camera degli ospiti, ma pure il bagno, la cucina e il ripostiglio. Ogni porta aveva una serratura diversa e ovviamente una chiave diversa. Ma si sa, le chiavi si perdono, si lasciano in giro, si confondono. Un bel pasticcio. Anzi un incubo!

 Poi ho scoperto Google e il mio incubo è finito.

Per semplificarmi la vita – ho pensato – meglio un ambiente unico e funzionale, un open space. Così, senza indugiare, ho creato il mio account su Google, ho buttato via il vecchio mazzo di chiavi e mi sono trasferita nella casa nuova!

Perché proprio Google?

Molti non lo sanno, ma Google – per l’esattezza Google Chrome – è il browser più utilizzato al mondo con più di un miliardo di ricerche effettuate ogni giorno da 146 paesi diversi e oltre un milione di server. Google offre, oltre alla semplice navigazione e ricerca, un mare di servizi utili in particolar modo a noi insegnanti.

Cominciamo dalla posta elettronica. Tutti oggi dovrebbero avere una casella di posta elettronica, impossibile vivere (e lavorare) senza. Tutte le utilissime applicazioni che il Web offre ci chiedono di crearci un account, di identificarci: l’email è la nostra carta d’identità digitale, il nostro recapito virtuale. Senza un account di posta elettronica poco possiamo fare su Internet se non navigare. Tutta la parte dell’interattività – il web 2.0 per intenderci – ci è negata se prima non ci accreditiamo, non diciamo pubblicamente chi siamo! Avere un’email serve anche a questo, non solo a comunicare. Ditemi se è poco?

Scegliere Gmail – il servizio mail più usato nel mondo con 900 milioni di utenti – vuol dire scegliere Google, ossia registrarsi con un solo account (un’unica chiave) che permette di usufruire di un vasto numero di indispensabili servizi. Analizziamo alcuni dei vantaggi concreti che Gmail offre, considerandoli in particolare nell’ottica del lavoro di docente:

• l’interfaccia grafica è semplice e chiara
• i messaggi in entrata si possono categorizzare usando delle etichette colorate
• è possibile effettuare lo smistamento automatico dei messaggi in cartelle diverse a seconda della natura del contenuto delle email
• è presente una casella spam dove vengono raccolti tutti i messaggi indesiderati
• si dispone di 15 gigabyte di spazio di archiviazione gratuito per email ed allegati (praticamente uno spazio infinito per il nostro lavoro, che ci permette di avere sempre a portata di click tutta la nostra corrispondenza)
• si possono inviare allegati fino a 25 megabyte o anche più “pesanti” sfruttando le potenzialità di Google Drive
• si può usare il motore di ricerca di Google dentro la propria casella di posta per cercare messaggi o frasi all’interno delle mail, proprio come per le pagine web
• si ha la possibilità di chattare o di effettuare videochiamate (anche di gruppo) con Hangout di Google
• l’app che consente di usare Gmail su smartphone e tablet funziona perfettamente
• c’è la possibilità di deviare sulla propria casella Gmail anche le email degli altri indirizzi di posta di cui siamo in possesso, contrassegnandoli – per comodità – con un’etichetta (un motivo in più per trasferirsi immediatamente!)

Ecco i vantaggi più evidenti che vi posso elencare in base alla mia esperienza. Non sono pochi. Uno svantaggio però c’è: chi ha l’account gratuito di Gmail non riceve la conferma di lettura dell’email. Questo servizio sarebbe assai comodo, ma si può sopravvivere anche senza trovando degli escamotage.

Attenzione, ora sto per parlarvi di Google Drive, e qui vi si aprirà un mondo!

Avere un account di Gmail vi permetterà di accedere in automatico al servizio cloud di Google, cioè Google Drive. Per cominciare diciamo subito che Drive è semplicissimo da usare ed offre 15 gigabyte di spazio di archiviazione gratuito (espandibile – al bisogno – fino a 100 gigabyte con poco più di 1 € al mese).

Perché un insegnante dovrebbe assolutamente iniziare a lavorare con Drive?

Scopriamolo insieme:

• Drive offre applicazioni come Documenti, Fogli, Presentazioni che sono il corrispettivo gratuito del tradizionale pacchetto Office (Word, Excel, Power Point), ma di utilizzo molto più semplice ed efficace. La creazione e condivisione di documenti su Drive tra utenti Google è facilissima e comodissima (pensate alla programmazione di un consiglio di classe o ad un verbale). Ovviamente potete anche caricare i vostri documenti già esistenti creati con gli applicativi di Office, archiviarli e condividerli mediante Drive. L’archiviazione di documenti su Drive è semplice e intuitiva, facilitata da un’interfaccia grafica user friendly.
• le applicazioni sopracitate offrono la possibilità di effettuare lavori collaborativi, cioè a più mani e – ovviamente – a distanza e in maniera sincrona o asincrona. Lasciate che la vostra fantasia si sbizzarrisca nel creare le attività didattiche più svariate e coinvolgenti per i vostri alunni, ma pensate anche al vantaggio di poter lavorare insieme a tutti i vostri colleghi del consiglio di classe su documenti condivisi (inutile precisare che tutti dovranno avere un account di Gmail per poterlo fare).
• il salvataggio dei documenti avviene in automatico e si possono sempre ripristinare le versioni precedenti visualizzando la cronologia delle revisioni, e in caso di lavori collaborativi, si può sapere anche chi ha apportato una determinata modifica.
• Drive, come tutti i servizi cloud, è sincronizzato, cioè vi permette di accedere a tutti i vostri file e cartelle da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo vi troviate: non andrete più in giro con scomode e “virulente” chiavette USB perché anche da scuola avrete libero accesso a tutti i vostri file e potrete consentirlo anche ai vostri alunni o a chiunque vogliate, semplicemente modificando le impostazioni della privacy dei vostri documenti ed autorizzando la semplice visualizzazione, l’inserimento di commenti o la facoltà di modificarli.
• Drive è integrato con Gmail, vuol dire che in un unico passaggio potrete allegare i vostri documenti alla posta elettronica senza limiti di peso
• con Drive potrete leggere e scaricare ogni tipo di file di Office pur non avendo Office istallato sul vostro dispositivo (non tutti gli alunni e i colleghi ce l’hanno, oppure spesso leggono da tablet o smartphone)

Potrei continuare ancora parlando dell’utilissimo strumento di digitazione vocale integrato in Documenti (provatelo, è fantastico!), o di tantissime altre estensioni per creare mappe, note audio, evidenziare, ecc.  Dulcis in fundo, vi invito a provare l’applicazione Moduli per creare quiz e sondaggi (e magari anche una verifica online) con la possibilità di vedere i dati in tempo reale sotto forma di grafici o di leggerli in un Foglio di Google.

E per concludere non posso non citare la piattaforma di video sharing più famosa al mondo. Sì, sto parlando proprio di You Tube. Un vero e proprio social network dove si possono vedere, condividere, caricare e commentare video. I video sono utilissimi nella didattica (non potete negarlo!) e sono molto usati oggigiorno dai docenti anche grazie alla presenza sempre più diffusa di LIM nelle nostre aule. Chi adotta la metodologia della flipped classroom, ad esempio, non può fare a meno di avere un proprio canale You Tube (quindi un account di Google) per caricare i video didattici per i propri alunni.

Lavorando con Gmail, Drive e You Tube vi consiglio di effettuare il log in a Gmail ogni qual volta iniziate una sessione di lavoro sul vostro computer (su dispositivi mobili ovviamente sarete sempre loggati), per muovervi in piena libertà in tutti gli ambienti Google.(Dimenticavo Tour Builder. Non sapete cos’è? Scopritelo qui)

Un solo log in, una sola password. Liberatevi anche voi del vecchio mazzo di chiavi!

Arrivati a questo punto qualcuno potrà dire: “Sì, tutte cose belle, ma io non ho esperienza e ho paura di sbagliare.”

Da dove comincio?

Primo passo da fare immediatamente: crearsi un account di Gmail e iniziare a smanettare. Non arrendersi di fronte alla prima difficoltà, ma provare a fare una delle seguenti cose, quelle che fanno tutti, compresi i nostri ragazzi:

• consultare la guida in linea (ne esiste sempre una)
• andare a cercarsi un articolo o un tutorial sull’argomento (basta digitare la domanda “Come si fa a…?”)
• leggere le conversazioni sui forum online
• chiedere aiuto a qualcuno più esperto (compresi figli e alunni)

E non stancarsi mai di provare e riprovare perché il miglior modo per imparare ad usare gli strumenti digitali è USARLI. Cosa state aspettando?